Le principali differenze che caratterizzano una mail formale da una informale, sono i saluti di inizio e fine lettera. Infatti, in italiano, a differenza dell’inglese come ci si presenta e come si saluta all’inizio e alla fine della mail ha la sua importanza.
Come scrivere una email formale?
Se consideriamo i saluti iniziali, non possiamo presentarci con un “ciao”, infatti è consuetudine iniziare le email formali con un:
- 1. aggettivo di circostanza (es. Egregio, Spettabile o Gentile), seguito eventualmente dal titolo che identifica il destinatario del messaggio, ad esempio Sig./Sig.ra come abbreviazione di Signore/Signora, Dott./Dott.ssa come abbreviazione di Dottore/Dottoressa
Tra questi, quale utilizzare e in che circostanze?
In effetti potremmo dire che:
1a. Egregio/i o Spettabile/i indicano un rapporto asimmetrico ovvero sono aggettivi di circostanza generici, che si possono utilizzare se l'email è indirizzata a una persona (o a più persone) che non si conoscono o che meritano particolare rispetto: per esempio per scrivere a un cliente importante, un potenziale datore di lavoro, un docente o un'altra persona illustre. Inoltre vengono utilizzati quando si scrivono email formali a persone di cui non si conosce il nome ma solo la qualifica, ad esempio: Egregio Rettore della Università…
1b. Gentile/i indicano un rapporto simmetrico se l'email è indirizzata a una persona che conosci già e con cui si ha un minimo di confidenza: per esempio un collega di lavoro, un superiore che conosci da molto tempo.
1c. Gli aggettivi di circostanza sono utili anche per scrivere una mail formale senza destinatari, ovvero nel caso in cui non si conosca il nome della persona alla quale ci si rivolge: in tal caso si utilizza l'appellativo Egregio signore o Egregio Signora, rivolgendosi a una persona fisica oppure il più generico Egregi Signori, per un'email rivolta a un'azienda.
- 2. Una alternativa molto utilizzata è la forma: buongiorno o buonasera seguita da un titolo, ad esempio: buonasera sig.Rossi…
- 3. Se l'indirizzo di posta elettronica a cui stai inoltrando l'email non è nominale oppure se, per esempio, si vuole scrivere una email formale ad una azienda, si dovrebbe iniziare la email con l’espressione: alla cortese attenzione dell’Ufficio…
Dopo scritto il saluto di circostanza (o il saluto meno formale) seguito dal titolo e dal nome del destinatario (o dei destinatari), si deve mettere una virgola e poi si va a capo, per procedere con la stesura vera e propria del messaggio.
Come organizzare il corpo del messaggio?
Dopo i saluti iniziali, si predispone il corpo del messaggio, nel quale si spiegherà in modo dettagliato l'argomento indicato nell'oggetto. Se il destinatario non è persona conosciuta, è buona norma presentarsi in modo sintetico e spiegare il motivo per il quale ci si è deciso di inviare un'email.
Il messaggio dovrebbe essere:
- Conciso: indicando i motivi i quali lo ci si è messi in contattato, iniziando la frase ad esempio con: mi metto in contatto con lei, ho pensato di contattarla, mi sono permesso di disturbarla per…
- Senza giri di parole, andando direttamente all’argomento: questo dimostrerà buona proprietà di linguaggio e di sintesi.
- Un buon modo di costruire il messaggio è dividerlo in punti, in modo da rendere più semplice la lettura.
- Fondamentale non fare errori di grammatica e stare attenti alla punteggiatura (attenti ai congiuntivi, alle virgole, a non fare frasi troppo lunghe e complesse):
- Utilizzare un vocabolario appropriato, non esageratamente complicato
- Segnalare la presenza di allegati, indicando magari brevemente il contenuto.
Come si termina una mail formale?
Con i saluti finali, che devono essere in sintonia con quelli iniziali.
Se la mail inizia con “Egregio sig, Spett dott”, i saluti finali saranno:
- Distinti saluti
- Cordiali saluti
Se nei saluti iniziali si è utilizzata una formula meno formale, come “Gentile Dott.” o “Buongiorno/Buonasera Sig.ra”, si può utilizare un saluto finale meno formale:
- Buona giornata
- Buona serata
Infine si possono aggiungere frasi come:
- Resto in attesa di un suo commento
- A disposizione per uteriori chiarimenti, le porgo Distinti saluti
E teminare con la firma, che deve essere leggibile.
